Guide de démarrage complet pour les enseignants qui organisent des voyages éducatifs
Une bonne planification est essentielle à la réussite d’un voyage de groupe, surtout lorsqu’on accompagne des élèves dans une expérience qui peut changer leur vie. Chez Prométour, chaque voyage est soigneusement élaboré avec le responsable de groupe afin de respecter les attentes de l’école et du conseil scolaire, tout en gardant à l’esprit la sécurité des élèves et la qualité de l’expérience éducative. Dans cette section, les enseignants et les administrateurs trouveront des renseignements importants, des conseils, des modèles et de la documentation pour les accompagner tout au long du processus.
Le succès et l’expérience globale du voyage reposent sur votre directeur de voyage Prométour (guide) et sur vous en tant que responsable de groupe. Maintenant que vous planifiez le bon itinéraire pour vos élèves, il est temps de penser à sa promotion, puis bientôt de préparer tous les membres du groupe pour le départ. Sur place, vous devrez veiller à ce que chacun adopte un comportement exemplaire et intervenir en cas de situation difficile.
La réussite et l’expérience globale du voyage sont entre les mains de votre directeur de voyage Prométour (guide) et de vous en tant que responsable de groupe. Nous croyons fermement que plus la communication et les échanges avec votre directeur de voyage Prométour sont fluides, plus le voyage se déroulera sans accroc. En tant que responsable de groupe, vous assurez déjà la supervision et l’encadrement de vos élèves. Cela implique d’assumer les responsabilités de base suivantes : préparer le groupe pour le voyage, assurer la supervision, le leadership pédagogique et la discipline sur place, et gérer les situations d’urgence.
Notre priorité est de prendre en charge chaque détail pour que votre voyage soit une réussite. Votre rôle est de superviser les comportements, de veiller au bien-être des participants et de montrer l’exemple au groupe. Cela signifie guider quotidiennement vos participants dans leur façon de réagir à leur nouvel environnement et d’en tirer des apprentissages. Même si des expériences frustrantes surviennent parfois en voyage, elles ne doivent pas empêcher les membres du groupe de vivre des moments extraordinaires. En voyant les choses du bon côté et en accueillant les imprévus avec humour, vous pouvez transformer les petits contretemps en souvenirs inoubliables.
Il s’agit d’un voyage scolaire et les règles de l’école s’appliquent. La discipline n’est pas la responsabilité du directeur de voyage Prométour. C’est vous qui êtes le responsable disciplinaire de vos participants. Votre directeur de voyage Prométour vous signalera tout manquement et interviendra en cas d’urgence. Toutefois, en tant que responsable de groupe, c’est vous qui êtes directement responsable de votre groupe.
Et surtout, profitez de l’aventure !
La promotion du voyage est essentielle et doit être un processus continu. Plus les gens sont informés du voyage, plus il vous sera facile et probable d’atteindre vos objectifs !
1) Vérifiez votre itinéraire pour vous assurer qu’il correspond à votre soumission.
2) Familiarisez-vous avec le calendrier de paiements.
1) Pour compléter votre inscription en ligne, suivez les instructions fournies par votre conseiller de voyage. Ces instructions comprennent un identifiant et un mot de passe uniques à votre groupe.
2) Assurez-vous de sélectionner l’icône Responsable de groupe.
3) Transmettez les instructions d’inscription à vos accompagnateurs officiels.
4) Les accompagnateurs officiels peuvent s’inscrire dès maintenant en sélectionnant l’icône Accompagnateur officiel.
2) Faites la promotion du voyage et créez de l’enthousiasme !
3) Planifiez une réunion d’information et lancez le processus d’inscription pour votre groupe.
Lors de la préparation de votre réunion d’information, assurez-vous de contacter à l’avance votre conseiller de voyage Prométour pour passer en revue les points à couvrir. Veillez également à ce que tous les participants intéressés aient accès au lien vers la brochure de voyage.
Assurez-vous d’imprimer la feuille de présence afin de savoir qui était présent et à qui vous devrez faire un suivi. Prévoyez également quelques exemplaires supplémentaires de la brochure de voyage.
Un aspect important à ne pas négliger : créez de l’enthousiasme avant la réunion ! Pensez à décorer l’espace de réunion en lien avec la destination. Apportez des souvenirs culturels, faites jouer de la musique et prévoyez des collations. Impliquez vos élèves dans cette partie !
Maintenant que tout le monde est informé et enthousiaste, profitez de cet élan et envoyez-leur immédiatement le lien d’inscription.
Consultez les conditions générales et les renseignements essentiels concernant les documents de voyage, les politiques de modification et d’annulation, les responsabilités des fournisseurs, les réclamations d’assurance, etc.
Informations importantes avant votre départ
Comment faire une demande de passeport américain
Comment faire une demande de passeport canadien
Nous recommandons aux participants de faire 2 photocopies de leur passeport avant le départ. Une pour eux-mêmes en cas de vol ou de perte, et l’autre pour leur responsable de groupe.
Canadiens voyageant aux États-Unis
Américains voyageant au Canada
Il est essentiel d’indiquer l’orthographe exacte du nom complet des participants, leur genre et leur date de naissance tels qu’ils apparaissent ou apparaîtront sur leur passeport. Une erreur pourrait entraîner des frais supplémentaires.
Il est de la responsabilité de chaque participant de vérifier s’il a besoin d’un visa pour le pays qu’il visite, selon sa citoyenneté.
Un visa est un document officiel, généralement apposé ou collé dans un passeport, accordant l’autorisation d’un gouvernement étranger d’entrer dans un pays.
Pour plus d’informations, sur les exigences par destination ou pour des conseils de voyage, les Canadiens et les Américains peuvent consulter les sites de leur gouvernement respectif.
Découvrez des conseils sur ce qu’il faut apporter pour votre prochain voyage et les usages en matière de pourboires lors des voyages organisés.
Tout ce qu’un adulte doit savoir lorsqu’il participe à un voyage scolaire.
En général, les voyages scolaires comportent moins de temps libre et plus d’activités planifiées que les voyages destinés aux adultes. Les enseignants travaillent avec leurs conseillers de voyage Prométour pour concevoir un itinéraire en lien avec leur programme scolaire. Il est donc essentiel d’être toujours ponctuel lorsque le directeur de voyage Prométour fixe des heures de rassemblement. Ainsi, les élèves peuvent profiter pleinement de chaque activité et site visité.
Nos voyages comprennent généralement tous les petits-déjeuners et dîners. Les petits-déjeuners continentaux se prennent habituellement à l’hôtel, bien qu’il arrive que des buffets ou des petits-déjeuners dans des restaurants spéciaux soient proposés. Les dîners sont authentiques à la région, tout en tenant compte des goûts des adolescents, avec une boisson gazeuse et un dessert inclus. Les achats supplémentaires lors du dîner, comme l’alcool ou d’autres articles au menu, doivent être payés sur place au restaurant. Le déjeuner est le moment où les participants peuvent explorer en petits groupes selon leurs préférences culinaires. N’hésitez pas à demander à votre directeur de voyage Prométour ses bonnes adresses !
Les élèves sont automatiquement placés en chambre multiple, tandis que les adultes sont automatiquement regroupés par paires avec les autres adultes du voyage. Moins il y a de personnes par chambre, plus le coût est élevé. Les adultes peuvent opter pour un supplément chambre individuelle s’ils souhaitent une chambre seule. Si vous êtes un adulte souhaitant partager une chambre avec deux autres personnes (votre conjoint et votre enfant, par exemple), veuillez contacter le service à la clientèle pour que le coût de votre voyage soit ajusté en conséquence.
Nos voyages scolaires exigent que les adultes paient des frais supplémentaires pour couvrir les coûts additionnels de leur assurance et des tarifs d’entrée aux activités et aux sites.
Voici quelques suggestions pour vous aider à préparer vos bagages avant le départ. Ces articles sont des suggestions pouvant être combinées selon votre destination, la période du voyage et sa durée.
Voyagez léger : Vous partez pour une aventure, ne laissez pas vos meilleurs souvenirs être alourdie par des bagages trop lourds !
Voyagez malin : Discutez avec vos camarades de chambre et organisez-vous pour partager certains articles.
Rappel : N’oubliez pas votre trousse de voyage Prométour ! (Si applicable dans votre forfait)
Les mois d’hiver canadiens sont variables. Il peut y avoir de la neige dès novembre et elle peut commencer à fondre avant ou après avril. Assurez-vous de vérifier les prévisions météo avant de faire vos bagages.
**Les mitaines, les gants et les tuques se perdent facilement. Assurez-vous d’en apporter plus d’une paire de chaque article.
***Bottes doublées, imperméables avec semelles thermiques. Pas de bottes UGG® ni de souliers de course.
Tout ce que vous devez savoir sur les pourboires en voyage organisé.
Le groupe est encouragé à laisser un pourboire au(x) directeur(s) de voyage Prométour, au(x) chauffeur(s) d’autocar et aux guides locaux s’ils apprécient le service offert pendant le voyage. Nous recommandons de répartir les pourboires en montants quotidiens, calculés avant le début du voyage.
Consultez votre itinéraire final : lorsqu’il est indiqué « visite guidée », un guide local sera présent. Chaque journée précise s’il y a un autocar et donc un chauffeur pour le groupe. Un directeur de voyage Prométour accompagnera votre groupe dès votre arrivée à destination, jusqu’au jour du départ.
Directeur de voyage Prométour – 4,00 $ par jour, par personne
Chauffeurs d’autocar – 3,00 $ par jour, par personne
Guides d’activités locaux – 2,00 $ par activité, par personne
Directeur de voyage Prométour – 6,00 $ par jour, par personne
Chauffeurs d’autocar – 3,00 $ par jour, par personne
Guides d’activités locaux – 2,00 $ par activité, par personne
Directeur de voyage Prométour – 5,00 $ par jour, par personne
Chauffeurs d’autocar – 3,00 $ par jour, par personne
Guides d’activités locaux – 2,00 $ par activité, par personne
Directeur de voyage Prométour – 4,00 $ par jour, par personne
Chauffeurs d’autocar – 3,00 $ par jour, par personne
Guides d’activités locaux – 2,00 $ par activité, par personne
Directeur de voyage Prométour – 7,00 $ par jour, par personne
Chauffeurs d’autocar – 7,00 $ par jour, par personne
Directeur de voyage Prométour – 5,00 $ par jour, par personne
Chauffeurs d’autocar – 3,00 $ par jour, par personne
Guides d’activités locaux – 2,00 $ par activité, par personne
Ces montants suggérés constituent une ligne directrice générale basée sur les normes de l’industrie. Le montant que vous décidez de donner à la fin de votre voyage est entièrement à votre discrétion.
Depuis plus de trois décennies, nous avons gagné la confiance des enseignants, des parents et des élèves en créant des expériences de voyage sécuritaires et enrichissantes qui éduquent, inspirent et rapprochent des communautés à travers le monde.
note moyenne des enseignants et des parents
des groupes voyageraient à nouveau avec nous
Nous ne combinons jamais vos élèves avec d’autres groupes. Votre voyage est exclusivement réservé à votre groupe, avec toute notre attention et notre soutien.
Tous les paiements effectués sont sécurisés en fiducie et remboursables à 100 % jusqu’à la confirmation du voyage pour le groupe. Une expérience planifiée en toute sérénité.
Grâce à nos bureaux et équipes à Montréal, Paris et Málaga, vous bénéficiez d’un soutien sur place d’équipes qui connaissent parfaitement les destinations.
Une fois votre voyage confirmé, vos dates sont fixées, quelle que soit la taille du groupe. Un souci de moins lorsque vous planifiez votre calendrier scolaire.
Explorez nos voyages éducatifs ou partagez-nous vos idées et nous concrétiserons votre vision, adaptée à vos besoins, à votre vision et à votre budget.
